- Problématique : Comment faire bien, les bonnes choses, au bon moment, dans le bon ordre, en pouvant gérer les changements de priorités, les flux de documents ?
- Quel logiciel d’organisation utiliser ?
- le plus simple, sécurisé (environement professionnel) et immédiatement disponible => Outlook
- Beaucoup de taches différentes :
- avec des piorités différentes,
- des dates d’échéances différentes,
- des récurrences différentes,
- des protocoles de réalisation différents (Howto),
- des supports différents :
- Mails, classeurs XLS, bases Acces, doc papiers, pdf etc….
- Réunions (CR ?), appel téléphoniques (CR?)
- Tout cela avec un flux d’information continu
- Des changements de priorité
- Des états d’attente : de réponses, de doc, de produit… avant de passer à l’état suivante du processus de la tache => gérer la relance.
Revue de literature :
Gestionnaire de taches Outlook :
http://sorganiser-facile.com/2010/11/22/comment-utiliser-mon-gestionnaire-de-taches/
il y a une méthode décrite en anglais seulement (copyright, brevet ?) : Total Workday Control using Outlook de Michael Linenberger.
Outlook est justement un lieu central : de nos jours, de nombreuses tâches arrivent vial des mails. Outlook permet d’automatiser la création de tâches en limitant la ressaisie
principes :
1) se baser sur les dates de début : date à laquelle on souhaite commencer la tâche ou la passer en revue (toujours un jour de semaine fixe, le lundi matin pour moi)
2) 3 niveaux de priorité :
– haute = l’urgent à faire dans la journée (s’en débarrasser dès le matin pour avoir l’esprit tranquille après) => limiter à 5 : suis-je prêt à travailler tard / ne pas me coucher tant que la tâche n’est pas terminée ?
– normale = l’important : tâches à faire dans les 10 jours à venir
– basse = au delà de l’horizon : tâches à faire au delà de ces 10 jours
3) la barre des tâches (à droite, à partir d’outlook 2007) :
– Toujours visible, même depuis mails et agenda
– à filtrer pour n’afficher que les tâches non terminées à date de début inférieure ou égale à aujourd’hui (taper « aujourd’hui » comme valeur)
4) les autres vues sur les tâches : non filtrées pour tout voir / gérer les tâches
5) choisir des dates de début ultérieure => les tâches disparaissent de la barre des tâches, et réapparaissent automatiquement le moment venu :
– priorité haute ou normale : le jour que j’ai choisi pour commencer la tâche
– priorité basse : le jour de ma revue hebdomadaire